Introducción a la Administración de Proyectos

Las Organizaciones:
Dependen de sus clientes y por lo tanto deben extremar sus actividades para entender las necesidades actuales y futuras; satisfacer sus requisitos y esforzarse por exceder sus expectativas. En este contexto la competencia del mercado, la globalización de las soluciones, los cambios en las tecnologías aplicadas, entre otros, obligan a las Organizaciones a evolucionar en Empresas de Cambios Continuos. Estos cambios son los que emiten Proyectos de Productos o Servicios.

La Administración de Proyectos
Es en sí misma un satisfactor de una necesidad: la de formalizar una Verdadera Herramienta de Gestión Empresarial que genere una estructura permitiendo la manipulación de la información, la planificación, la asignación de los recursos, la administración de los tiempos utilizados para concretar las diversas tareas involucradas, el seguimiento de la planificación, la evaluación del grado de satisfacción/cumplimiento de las personas que lo llevan a cabo y el cierre de un trabajo realizado con la documentación o registro correspondiente con detalle del éxito o fracaso.

Los elementos fundamentales de un Proyecto son:
a- El Proyecto en sí mismo, la definición precisa de la finalidad del mismo, cuya política de iniciación debe ser de público conocimiento para todos los involucrados en la Organización, la correcta redacción de los objetivos, alineados con la definición del proyecto, la estimación de las metas a cumplir y la estructura a través de la cual se llevará a cabo.
b- Los Recursos, el ámbito donde se realizarán las tareas, lugares/áreas; las personas que serán responsables por cada una de las tareas y las que ejecutarán las mismas, plasmadas en un Plan de Acción y en el presupuesto destinado al Proyecto.
c- El Tiempo, fundamental estimar los tiempos a requerir en la realización de cada una de las tareas y la sumatoria por etapas, si el Proyecto fuese de más de una; la disponibilidad de tiempo de las personas requeridas y el posible ahorro de tiempo en ciertas tareas, la contabilidad de todas las horas necesarias para llevar a cabo el Proyecto.

Dependiendo del tipo de Proyecto, pero creo firmemente en la necesidad de utilizar el Ciclo de Deming de manera tal de concebir un cuarto del tiempo utilizado para la planificación, un cuarto para hacer las tareas, un cuarto para verificar lo realizado y un cuarto para el registro de las buenas prácticas y resultados. Considero que la planificación es la más dificultosa y a la que debemos revisar en forma minuciosa pues establece las reglas de juego del Proyecto. Generalmente una buena definición, acompañada de una correcta puesta en conocimiento de las partes interesadas dentro de la organización, con participación de los más altos cargos de la misma, genera un ambiente de “manos a la obra”. Dada la necesidad de comandar las primeras acciones es fundamental la elección del Proyecto a realizar y el Líder a llevarlo a cabo. Demostrar la necesidad de encarar un Proyecto para cubrir necesidades está rodeado de factores que tienden a un formato numérico, en lo posible en Pesos; para valorar la importancia de cubrir la necesidad. Para presentar adecuadamente la definición del Proyecto, la misma deberá responder:
a- qué es lo que está sucediendo?
b- en cuánto afecta o afectará a la producción?
c- cuándo sucede?
d- dónde se produce?

Publicado en: Novedades
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